Dziękujemy, teraz zawsze będziesz na bieżąco!
Klauzula informacyjna Ośrodka Pomocy Społecznej w Śmiglu
Niniejsza klauzula informacyjna została sporządzona w celu realizacji obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), wobec osób, których dane osobowe są przetwarzane przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Śmiglu.
Ze względu na zróżnicowany charakter procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Śmiglu, Administrator realizuje również odrębne, dedykowane obowiązki informacyjne wobec poszczególnych kategorii osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z realizacją zadań OPS (w szczególności świadczeniobiorców, członków ich rodzin, osób zgłaszających potrzebę wsparcia, pracowników, współpracowników oraz kontrahentów). Dedykowane klauzule informacyjne są udostępniane bezpośrednio osobom, których dane dotyczą, adekwatnie do kontekstu i celu przetwarzania danych osobowych.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Śmiglu, zwany dalej „Administratorem”. Kontakt listowny/osobisty: ul. Kościańska 1, 64-030 Śmigiel, tel. +48 (65) 518 09 69, e-mail: ops@smigiel.pl.
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez Administratora, w tym realizacji swoich praw może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez Administratora inspektorem ochrony danych listownie na ww. adres korespondencyjny lub poprzez e-mail: iod@ops.smigiel.pl.
Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
3.1 Cel przetwarzania: realizacja zadań Ośrodka Pomocy Społecznej w Śmiglu w zakresie pomocy społecznej, zabezpieczenia społecznego oraz wsparcia osób i rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, w tym w szczególności przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków, prowadzenie postępowań, realizacja świadczeń, prowadzenie pracy socjalnej, przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, prowadzenie i archiwizacja dokumentacji oraz podejmowanie działań mających na celu ochronę życia, zdrowia i bezpieczeństwa osób objętych wsparciem. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych wynika z obowiązków prawnych określonych w przepisach prawa, w tym m.in. w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, obejmujących w szczególności przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków, prowadzenie postępowań administracyjnych, wydawanie rozstrzygnięć, realizację świadczeń oraz dokumentowanie prowadzonych spraw; oraz w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – w zakresie realizacji zadań wykonywanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, obejmujących w szczególności prowadzenie pracy socjalnej niewymagającej wszczęcia postępowania administracyjnego, rozpoznawanie sytuacji życiowej osób i rodzin, podejmowanie działań wspierających i interwencyjnych, koordynację działań pomocowych oraz współpracę z innymi podmiotami i instytucjami realizującymi zadania z zakresu pomocy społecznej, ochrony zdrowia, edukacji i bezpieczeństwa publicznego; w niezbędnym zakresie również art. 9 ust. 2 lit. b) oraz lit. g) RODO – przetwarzanie danych szczególnych kategorii danych osobowych w obszarze zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz z uwagi na ważny interes publiczny, na podstawie przepisów prawa.
Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – po zakończeniu sprawy – przez okres wynikający z przepisów prawa oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.
3.2 Cel przetwarzania: realizacja zadań Ośrodka Pomocy Społecznej w Śmiglu w zakresie przeciwdziałania przemocy domowej oraz wsparcia osób i rodzin dotkniętych przemocą, w tym w szczególności przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie czynności i działań interwencyjnych, udział w pracach zespołów i grup roboczych, koordynacja działań pomocowych, współpraca z innymi podmiotami i instytucjami, a także prowadzenie i archiwizacja dokumentacji. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych wynika z obowiązków prawnych określonych w przepisach prawa, w tym m.in. w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy domowej, obejmujących w szczególności realizację procedur przewidzianych przepisami prawa, dokumentowanie podejmowanych czynności oraz przekazywanie informacji i danych podmiotom uprawnionym; oraz w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – w zakresie realizacji zadań wykonywanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, obejmujących w szczególności podejmowanie działań interwencyjnych i wspierających niewymagających wszczęcia postępowania administracyjnego, rozpoznawanie sytuacji osób i rodzin, koordynację wsparcia oraz współpracę z podmiotami realizującymi zadania z zakresu pomocy społecznej, ochrony zdrowia, edukacji i bezpieczeństwa publicznego; w niezbędnym zakresie również art. 9 ust. 2 lit. b) oraz lit. g) RODO, przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w obszarze zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz z uwagi na ważny interes publiczny, na podstawie przepisów prawa. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – po zakończeniu sprawy – przez okres wynikający z przepisów prawa oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.
3.3
Cel przetwarzania: weryfikacja uprawnień osób i rodzin do świadczeń oraz form wsparcia realizowanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Śmiglu, w tym pozyskiwanie, gromadzenie i porównywanie danych osobowych z rejestrów publicznych oraz systemów teleinformatycznych, a także wymiana danych z innymi podmiotami i instytucjami w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji zadań OPS. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych wynika z obowiązków prawnych określonych w przepisach prawa, w tym m.in. w przepisach regulujących realizację zadań z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych oraz innych form wsparcia, obejmujących w szczególności obowiązek weryfikacji sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej osób ubiegających się o wsparcie lub z niego korzystających;
w niezbędnym zakresie również art. 9 ust. 2 lit. b) RODO – przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w obszarze zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, na podstawie przepisów prawa. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – po zakończeniu sprawy – przez okres wynikający z przepisów prawa oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.
3.4 Cel przetwarzania: monitorowanie, kontrola oraz rozliczanie prawidłowości korzystania ze świadczeń i form wsparcia realizowanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Śmiglu, w tym prowadzenie czynności kontrolnych i sprawdzających, przeprowadzanie kontroli środowiskowych, żądanie i analiza wyjaśnień oraz dokumentów, podejmowanie czynności związanych ze zmianą, wstrzymaniem lub cofnięciem świadczeń, a także dochodzenie i rozliczanie nienależnie pobranych świadczeń. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych wynika z obowiązków prawnych określonych w przepisach prawa, w tym m.in. w przepisach regulujących realizację zadań z zakresu pomocy społecznej oraz innych form wsparcia, obejmujących obowiązek kontroli prawidłowości korzystania ze świadczeń oraz rozliczania środków publicznych; oraz w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – w zakresie realizacji zadań wykonywanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, obejmujących podejmowanie czynności kontrolnych i faktycznych, ocenę sytuacji beneficjentów oraz podejmowanie działań mających na celu ochronę środków publicznych; w niezbędnym zakresie również art. 9 ust. 2 lit. b) oraz lit. g) RODO – przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w obszarze zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz z uwagi na ważny interes publiczny, na podstawie przepisów prawa. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – po zakończeniu sprawy – przez okres wynikający z przepisów prawa oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.
3.5 Cel przetwarzania: realizacja stosunku pracy oraz współpracy z osobami świadczącymi pracę lub usługi na rzecz Ośrodka Pomocy Społecznej w Śmiglu, w tym w szczególności prowadzenie spraw kadrowych, naliczanie i wypłata wynagrodzeń, realizacja obowiązków z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, podatków, świadczeń pracowniczych, bezpieczeństwa i higieny pracy, a także prowadzenie i archiwizacja dokumentacji związanej z zatrudnieniem lub współpracą. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych wynika z obowiązków prawnych określonych w przepisach prawa, w tym m.in. w przepisach prawa pracy, przepisach o ubezpieczeniach społecznych oraz innych przepisach regulujących zatrudnienie i współpracę; w niezbędnym zakresie również art. 9 ust. 2 lit. b) RODO – przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w obszarze prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, na podstawie przepisów prawa. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – po zakończeniu zatrudnienia lub współpracy – przez okres wynikający z przepisów prawa oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.
3.6 Cel przetwarzania: podejmowanie działań zmierzających do zawarcia umów cywilnoprawnych oraz zawieranie i realizacja umów cywilnoprawnych związanych z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej w Śmiglu, w tym w szczególności umów dotyczących dostaw, usług oraz innych umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania OPS, a także prowadzenie bieżącej współpracy z kontrahentami oraz osobami ich reprezentującymi. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu – przez okres wynikający z przepisów prawa oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym, a także przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.
3.7 Cel przetwarzania: realizacja obowiązków rachunkowych, finansowych i sprawozdawczych związanych z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej w Śmiglu, w tym w szczególności prowadzenie dokumentacji księgowej, ewidencji finansowej, rozliczeń finansowych oraz sporządzanie sprawozdań i informacji wymaganych przepisami prawa. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie obowiązków określonych w przepisach prawa, w tym m.in. w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz w innych przepisach regulujących gospodarkę finansową jednostek sektora finansów publicznych. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.
3.8 Cel przetwarzania: realizacja działań niewynikających z obowiązków prawnych ani zadań wykonywanych w interesie publicznym przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Śmiglu, w szczególności działań o charakterze informacyjnym, promocyjnym lub organizacyjnym, w tym m.in. publikacja wizerunku pracowników, uczestników wydarzeń lub innych osób, a także inne czynności przetwarzania danych osobowych wynikające z treści złożonych oświadczeń zgody. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, a w przypadku, gdy przepisy prawa tego wymagają – zgoda przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
3.9 Cel przetwarzania: dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami związanymi z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej w Śmiglu, w tym w szczególności podejmowanie czynności prawnych i faktycznych zmierzających do ustalenia, zabezpieczenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, prowadzenie postępowań przedsądowych, sądowych i egzekucyjnych oraz obsługa spraw spornych. Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i interesów majątkowych oraz zapewnieniu możliwości skutecznego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Okres przechowywania danych: dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w szczególności do czasu prawomocnego zakończenia postępowań oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, a następnie przez okres wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u Administratora i przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.
Dane osobowe przetwarzane przez Administratora pochodzą w szczególności bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w tym od osób ubiegających się o wsparcie lub korzystających ze świadczeń pomocy społecznej, członków ich rodzin, opiekunów prawnych lub innych osób działających w ich imieniu, a także od pracowników, współpracowników oraz kontrahentów Administratora. Dane osobowe mogą pochodzić również od organów administracji publicznej oraz innych podmiotów i instytucji realizujących zadania publiczne lub współpracujących z Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Śmiglu, w tym w szczególności od jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, organów wymiaru sprawiedliwości, organów ścigania, jednostek samorządu terytorialnego, podmiotów ochrony zdrowia oraz innych instytucji wsparcia, jak również z rejestrów publicznych i systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w realizacji zadań OPS, w zakresie dopuszczonym przepisami prawa.
W zależności od celu przetwarzania Administrator przetwarza w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące sytuacji osobistej, rodzinnej, życiowej i zawodowej, dane finansowe i rozliczeniowe, dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń oraz form wsparcia, dane związane z realizacją pracy socjalnej i podejmowaniem działań interwencyjnych, dane kadrowe oraz dane związane z zatrudnieniem lub współpracą, a w niezbędnym zakresie również dane szczególnych kategorii, w tym dane dotyczące zdrowia – wyłącznie w zakresie i na zasadach przewidzianych przepisami prawa.
Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów. Odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności organy administracji publicznej oraz inne podmioty realizujące zadania publiczne, w tym organy jednostek samorządu terytorialnego, organy administracji rządowej, organy wymiaru sprawiedliwości, organy ścigania, jednostki organizacyjne pomocy społecznej oraz inne instytucje i podmioty uczestniczące w realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej, zabezpieczenia społecznego oraz przeciwdziałania przemocy domowej – w zakresie i na zasadach wynikających z przepisów prawa. Dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi wsparcia technicznego, informatycznego, organizacyjnego lub prawnego, w szczególności w zakresie utrzymania i obsługi systemów teleinformatycznych wykorzystywanych w działalności OPS, na podstawie zawartych umów, w tym umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ponadto dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem przy realizacji jego zadań statutowych, jak również innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie odrębnych przepisów prawa. Dane osobowe mogą być także przekazywane podmiotom wskazanym w treści udzielonych zgód – w zakresie i celu określonym w tych oświadczeniach.
W zakresie przewidzianym przepisami prawa przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych, w tym prawo do uzyskania ich kopii, prawo żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe lub ich uzupełnienia, prawo żądania usunięcia danych osobowych, prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, a także prawo do przenoszenia danych osobowych – w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach RODO. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) lub lit. f) RODO przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w zakresie, w jakim ich przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze lub do realizacji zadań wykonywanych w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności w związku z realizacją zadań z zakresu pomocy społecznej, zabezpieczenia społecznego, przeciwdziałania przemocy domowej, prowadzeniem postępowań, realizacją świadczeń, wykonywaniem czynności kontrolnych i rozliczeniowych, a także wykonywaniem obowiązków kadrowych, rachunkowych, finansowych i sprawozdawczych. Niepodanie danych osobowych w tych przypadkach może skutkować brakiem możliwości prowadzenia sprawy, realizacji świadczenia, wykonania obowiązków ustawowych lub podjęcia określonych czynności wynikających z przepisów prawa.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne w przypadkach, w których ich przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Niepodanie danych osobowych lub cofnięcie zgody nie wywołuje negatywnych konsekwencji prawnych, jednak może uniemożliwić udział w określonych działaniach lub realizację czynności opisanych w treści udzielonej zgody.
Podanie danych osobowych może być również niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. W takim przypadku niepodanie danych osobowych może skutkować brakiem możliwości zawarcia lub wykonania umowy.
Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób polegający na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO.